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Covid-19 : les assemblées générales peuvent à nouveau se réunir à certaines conditions

Le deuxième confinement débuté le 30 octobre 2020 est assorti de mesures de restriction des réunions. Pour faciliter le fonctionnement des assemblées et organes collégiaux des sociétés en perspective de nouveaux aménagements, un décret du 6 novembre 2020 autorise leurs réunions obligatoires lorsqu'il s’agit d’établissements recevant du public.

Une interdiction de principe des réunions pendant la crise sanitaire

Rappel des restrictions imposées

A la suite de la déclaration de l’état d’urgence sur l’ensemble du territoire français à compter du 17 octobre 2020 (décret 2020-1257 du 14 octobre 2020), un deuxième confinement a été instauré depuis le 30 octobre 2020.

Des mesures ont ainsi été prises dans ce cadre pour interdire les rassemblements, réunions ou activités sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public dès lors qu'ils mettent en présence simultanément 6 personnes ou plus.

Des dérogations limitatives sont toutefois permises, par exemple, pour les réunions à caractère professionnel ou pour les établissements recevant du public dans lesquels l’accueil du public est spécifiquement autorisé (décret 2020-1310 du 29 octobre 2020, art. 3, III, 1° à 5°).

Les aménagements prévus pour les réunions des sociétés s’appliquent jusqu'au 30 novembre 2020

Pour assurer la continuité du fonctionnement des organes des sociétés malgré les restrictions applicables pendant la crise sanitaire, des aménagements sont prévus depuis le printemps dernier pour assouplir leurs règles de fonctionnement (voir FH 3836, §§ 4-1 à 4-10 ; FH 23846, §§ 1-1 à 1-14).

Parmi ces aménagements figurent : la possibilité de tenir des assemblées à huis clos, l’assouplissement du recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle, au vote à distance ou à la consultation écrite pour les assemblées et réunions d’organes dirigeants.

Assemblée tenue à huis clos. La condition nécessaire pour recourir aux assemblées générales à huis clos reste remplie avec les mesures restreignant les rassemblements collectifs résultant du décret du 29 octobre 2020.

Les sociétés peuvent encore avoir recours à ces aménagements pour la réunion de leurs assemblés et organes dirigeants jusqu'au 30 novembre 2020 (décret 2020-925 du 29 juillet 2020). Seule une disposition législative peut désormais prolonger l’application de ces mesures.

De nouveaux aménagements en perspective. Une loi autorisant la prorogation de l’état d’urgence sanitaire a été définitivement adoptée le 7 novembre 2020. Elle est actuellement examinée devant le Conseil constitutionnel et prévoit, comme lors du 1^er confinement (loi 2020-290 du 23 mars 2020), la possibilité de prendre par ordonnance des mesures de prolongation et d’adaptation des dispositions aménageant les règles de réunions et de délibérations des assemblées et organes dirigeant collégiaux des personnes morales (art. 10, I,1°).

Une dérogation nouvelle pour les réunions des sociétés à compter du 7 novembre 2020

En attendant de nouveaux aménagements, une mesure bénéficiant aux sociétés a d’ores et déjà été prise à l’occasion du deuxième confinement : depuis le 7 novembre 2020, les établissements recevant du public (ERP) sont autorisés à accueillir du public pour les réunions des personnes morales ayant un caractère obligatoire.

Ces réunions bénéficient désormais d’une dérogation au principe d’interdiction des réunions (décret 2020-1310 du 29 octobre 2020, art. 3, III, 3°).

En pratique, les sociétés (et autres personnes morales, voir liste infra) entrant dans une des catégories d’ERP peuvent tenir, en leur sein, leurs réunions obligatoires.

Ne sont donc pas concernées, les sociétés n’accueillant pas de public, par exemple : une société de consultants qui n’accueille pas de clients dans ses bureaux, une société exploitant une installation industrielle ou agricole ou encore une société de coaching exerçant son activité au sein même de l’habitation du gérant.

Catégories d’ERP. Les établissements recevant du public sont classés en 5 catégories en fonction du nombre de personnes accueillies (et, par type, en fonction de leur activité). Selon leur classification, ces établissements se voient appliquer des obligations plus ou moins contraignantes en matière de sécurité (arrêté du 25 juin 1982 portant approbation des dispositions générales du règlement de sécurité contre les risques d'incendie et de panique dans les établissements recevant du public).

Quels types de réunion sont autorisés à se tenir ?

Les « réunions des personnes morales » concernées

Le décret ne précise pas de quelles « réunions des personnes morales » il s’agit, contrairement aux mesures prises à l’occasion du 1^er confinement (ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020) qui visaient les réunions des assemblées et celles des organes dirigeants des personnes morales.

A défaut de précision, nous pensons que sont concernées les mêmes réunions, c'est-à-dire, celles des assemblées générales des personnes morales mais également celles de leurs organes d’administration, de surveillance ou de direction.

Les réunions ayant un « ayant un caractère obligatoire »

Le décret ne précise pas quelles réunions sont considérées comme « ayant un caractère obligatoire ».

A notre sens, sont concernées toutes les assemblées et réunions d’organes d’administration, de surveillance ou de direction dont la tenue est rendue obligatoire par un texte législatif ou réglementaire.

Il s’agit, par exemple, de l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes qui doit se tenir dans les 6 mois de la clôture de l’exercice (c. com. art. L. 225-100 pour les SA, L. 227-9 pour les SAS, L. 223-26 pour les SARL et L. 221-7 pour les SNC) ou encore de l’assemblée qui doit être consultée sur la dissolution de la société dans les 4 mois suivant l’approbation des comptes faisant apparaître des pertes rendant les capitaux propres inférieurs à la moitié du capital (c. com. art. L. 225-248 pour les SA, L. 226-1, al.2 pour les SCA, L. 223-42 pour les SARL et L. 227-1, al. 3 pour les SAS).

Pour les réunions des organes dirigeants, il s’agit par exemple de la réunion du conseil d’administration (ou du directoire) établissant les comptes annuels (c. com. art. L. 232-1).

Quelles sont les personnes morales concernées ?

Outre les réunions obligatoires des sociétés civiles et commerciales (SNC, SCS, SA, SARL, SCA, SAS), sont concernées celles des personnes morales suivantes : les associations, fondations, groupements d’intérêt économique, groupements européens d’intérêt économique, coopératives, fonds de dotation, fonds de pérennité, mutuelles, unions de mutuelles, fédérations de mutuelle.

A noter. Les assemblées délibérantes des collectivités et leurs groupements bénéficient aussi de cette mesure.

Quand ces réunions peuvent-elles se tenir ?

Le décret prévoit une entrée en vigueur immédiate pour cette mesure qui s’applique à compter de sa publication (décret, art. 4). Elle est donc applicable aux réunions se tenant depuis le 7 novembre 2020.

Quelles sont les règles sanitaires à respecter ?

Ces réunions doivent se tenir dans des conditions de nature à permettre le respect des règles sanitaires : la distanciation physique d'au moins un mètre entre deux personnes doit être respectée ainsi que les mesures d’hygiène énumérées à l’annexe 1 du décret 29 octobre 2020 (lavage des mains, port du masque, etc..).

Décret 2020-1358 du 6 novembre 2020 modifiant le décret n° 2020-1262 du 16 octobre 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de covid-19 dans le cadre de l’état d’urgence